01
行と列の役割を先に決める
予定表では列に曜日、行に時間帯を置くと見通しがよくなります。シフト表なら列を日付、行を担当者にするなど、確認したい方向に合わせます。
02
予定や勤務時間を入力する
各セルへ予定、担当者、開始・終了時刻を入力します。同じ種類の予定に同じ背景色を使うと、空き時間や担当の偏りを見つけやすくなります。
03
見やすさを整えて共有する
列幅、文字の配置、固定する行や列を調整して、スマホでも読める表に整えます。完成後はPDFや画像として書き出すと、相手がアプリを持っていなくても共有できます。
04
週間予定表とシフト表の作り分け
個人の週間予定表は曜日ごとの列と時間帯の行が分かりやすい構成です。複数人のシフト表は日付を列、名前を行にすると、誰がいつ勤務するかを横方向に確認できます。目的に合わせて縦横を入れ替えてください。
05
色には意味を持たせる
仕事、休み、未確定など状態ごとに色を決め、同じ意味には同じ色を使います。色だけに頼らず「休」「未定」などの文字も併記すると、印刷時やモノクロ表示でも内容を判別できます。